Em final de mandato, a digitalização de documentos das prefeituras se transforma numa importante ferramenta que garante segurança aos gestores públicos. O Consórcio Intermunicipal Multifinalitário da Área Mineira da Sudene – CIMAMS sempre atento e atendendo as demandas regionais, informa que foi licitada e já se encontra à disposição dos municípios consorciados, para futura e eventual contratação a ata de DIGITALIZAÇÃO COM CERTIFICAÇÃO DIGITAL DE DOCUMENTOS.
A empresa vencedora do certame tem larga experiência neste serviço, além de ser especializada em gestão de conteúdo corporativo, gestão de arquivos físicos e digitais para prestação de serviços de classificação, taxonomia, preparação, indexação e digitalização de documentos incluindo o fornecimento de software, mão-de-obra especializada, equipamentos, treinamento e suporte técnico para os municípios consorciados.
IMPORTÂNCIA
Alguns municípios que já utilizam do serviço, revelam que com a implantação da digitalização de documentos e do gerenciamento eletrônico de documentos, houve grande diminuição de tempo nos processos, agilidade nas prestações de contas (contabilidade) e na busca de prontuários (RH).
Outro importante ponto que vale destaque é que houve um significativo ganho financeiro aos cofres públicos, já que a busca de documentos em arquivo morto usaria muito mais funcionários e os documentos digitalizados não ficam velhos ou até mesmo se deterioram, economizando em possíveis processos de restauração de documentos públicos.”
SEGURANÇA
Quando pensamos em digitalização de documentos a palavra que nos vem à cabeça é segurança: segurança no armazenamento dos arquivos, segurança das informações, segurança contra a perda desses documentos. Vantagens essas que somente, foram possíveis, com o avanço da tecnologia.
A digitalização de documentos é a solução para muitas empresas no quesito redução de matéria-prima, economia de custos e de espaço. Com ela, aquelas pilhas de papéis guardadas em armários, que ocupavam grande volume dentro das salas dos escritórios, não existem mais. Tudo fica armazenado em arquivos que podem ser acessados a partir de smartphones, computadores, notebooks, com um login e senha.
INTERESSADOS & ADESÃO
As prefeituras consociadas podem aderir a ata e ter acesso a relação completa dos itens da digitalizações e seus respectivos preços, no Departamento de Licitações do CIMAMS, através do e-mail: licitacaocimams@yahoo.com.br ou pelos fones: (38) 3221-0841 e (38) 99970-3832. O prazo de vigência da Ata de Registro de Preço é de até 12 meses já computadas as devidas prorrogações.
Arthur Júnior
ASCOM/CIMAMS
Norte de Minas, segunda-feira, 1º de junho de 2020